Witaj, nie wiem, czy Twoje pytanie jest w dalszym ciągu aktualne, ale wyjaśniam, bo sama zajmuję się wynajmem mieszkań, więc doskonale znany mi jest ten temat.
Wynajmujący - osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może wystawiać faktury vat dla Najemcy, jednak tylko za czynsz dzierżawny, ze stawką vat: nie podlega opodatkowaniu. Opłaty administracyjne to inna sprawa. Ty, jako firma w koszty działaności wrzucasz wystawioną fakturę vat za dzierżawę lokalu oraz koszty związane z zaliczkami związanymi z dostwami mediów do Twojego lokalu, tj. np. zaliczka na wodę zimną, ciepłą, centralne ogrzewanie, gaz, wywóz śmieci, konserwacja domofonu. Wysokość tych opłat musi jednak zostać przedstawiona na piuśmie z dokładną adnotacją, od kiedy są naliczane te zaliczki. Ja np. dokonuję rozliczeń zurzycia wody co kwartał i za każdym razem wykazuję Najemy pisemnie, ile w tym okresie od niego pobrałam zaliczek, jaki był koszt zużycia wody i ile w konsekwencji ma do zapłaty / do zwrotu. Rozliczenie wody odbywa sie na podstawie spisów z wodomierzy, w związku z czym lokaltor zawrsza mam możliwość sprawdzenia powyższego. Rozliczenie c.o. odbywa sie raz na rok, ponieważ rok obrachunkowy liczy się od 1.lipca do 30.czerwca następnego roku; jeżeli się wyprowadzisz wcześniej, to na dzień wyprowadzenia się. PEC wysyła zawsze faktury Vat za zużycie ciepła, co miesiąć, więc nie ma problemu z rozliczeniem. Nadpłaty lub niedopłaty też wrzucasz sobie w koszty - są kosztem prowadzonej przez Ciebie w tym lokalu działalności. Jeśli nawet pobiera od Ciebie więcej niż powinna, winna Ci zwrócić kasę po rozliczeniu końcowym; a Ty - jako lokator masz prawo do wglądu faktycznego zużycia, jakie poniosłaś w najmowanym lokalu.
Meldować Cię nie musi, jeśli nie chce. Ty i tak masz prawo do prowadzenia działalności w tym miejscu, o ile w umowie jest napisane, że Najemcą jest firma, a loakl może być wynajmowany na cele prowadzonej działaności gopsodarczej. Okazujesz się w Urzędzie Skarbowym umową najmu.
W razie pytań daj znać.